Evolution réglementaire de la facture électronique :
Et si le bon sens reprenait le dessus ?

La facture électronique aurait-elle vécu ? Serait-elle hors la loi ?

Le bruit court en effet que la loi de finances rectificative pour 2012 et le décret du 24 Avril 2013 lui auraient porté un coup fatal. Qu’en est-il ?

Avant la promulgation de ces textes deux possibilités existaient pour émettre des factures électroniques en conformité avec le Code Général des Impôts notamment pour ce qui concerne les règles applicables en matière de TVA.

  • L’EDI ou transmission d’un fichier informatique structuré et normé. Cette solution qui s’est développée dans certains secteurs d’activité ;
  • Le PDF signé grâce à une signature « cachet serveur » minimum

Toutes les autres solutions étaient hors la loi. Signalons au passage que les factures mises à disposition de professionnels par de grands facturiers sous forme de PDF non signés étaient, de ce fait, irrégulières.

Force est d’ailleurs de constater que le développement de la facture électronique en France est faible alors qu’on en parle depuis 20 ans.

La loi de finances rectificative pour 2012 et le décret du 24 Avril 2013 qui traduisent en droit français une directive européenne ont apporté les modifications suivantes :

  • L’EDI ou la transmission d’un fichier informatique structuré et normé sont maintenus pratiquement en l’état ;
  • Le PDF signé est maintenu mais le décret précité exige maintenant une signature électronique « avancée ». Nous y reviendrons.
  • De manière nouvelle mais conforme aux dispositions de la directive européenne, l’article 289 VII du CGI, ouvre ce qui a été communément appelé la troisième voie :
    • « V. – L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.
    • – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :
    • 1°) Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3° (c’est-à-dire l’EDI et le PDF signé), ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement; 

Ces textes constituent une évolution fondamentale de l’environnement réglementaire de la facture électronique mais aussi de la facture papier.

L’exigence nouvelle d’une signature avancée crée effectivement une réelle difficulté aux opérateurs traditionnels de la facturation électronique. En imposant une signature « personnelle et individuelle » le législateur obère, en effet, l’avantage de productivité lié à la facture électronique.

Pour autant ces textes ouvrent cette fameuse troisième voie qui en fait énonce l’équivalence de l’électronique et du papier, sous réserve que l’entreprise respecte des procédures qui permettent de suivre et de respecter la « piste d’audit ».

Il s’agit d’une évolution considérable qui vise d’ailleurs non seulement la facture électronique mais aussi la facture papier. En clair, si les procédures ne conviennent pas pour la facture électronique, elles ne conviennent pas davantage pour la facture papier et le risque fiscal est le même.

Jusqu’à présent l’administration, qui est dans son rôle de prévention de la fraude fiscale, notamment en matière de TVA, semblait présumer que la facture papier était plus « fiable » à cet égard que la facture électronique. Cela reste à démontrer. On peut sans doute penser que cette position relevait d’une inquiétude face à des processus et techniques peu connus, comme, en son temps les comptabilités informatisées.

Aujourd’hui à l’initiative de la commission européenne, le législateur sort d’une position technologique tatillonne pour ouvrir une nouvelle voie à notre avis plus conforme aux intérêts de l’entreprise. C’est d’ailleurs heureux car nos grands partenaires européens ayant ouvert ou confirmé cette voie, une position nationale plus réservée aurait entrainé, pour les entreprises françaises, un handicap de compétitivité.

Encore faut-il cependant que la notion de piste d’audit puisse être cernée avec suffisamment de précision pour assurer aux entreprises une sécurité fiscale suffisante.

Le texte fait référence aux éléments qui permettent « d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement; »

La piste d’audit est par ailleurs définie par la direction générale de la comptabilité publique :

« Démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle.

La piste d’audit permet :

  • de reconstituer dans un ordre chronologique les opérations ;
  • de justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu au document de synthèse et réciproquement ;
  • d’expliquer l’évolution des soldes d’un arrêté à l’autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables.

La piste d’audit permet ainsi de reconstituer les données comptables (cf. contrôle de reconstitution).

Le plan comptable général indique que « l’organisation du système de traitement permet de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives » (§ 410-3 du plan comptable général) »

La piste d’audit fait référence au-delà de la simple démarche de révision à l’environnement de contrôle interne de l’entreprise. Il s’agit d’une notion largement connue des professionnels de la comptabilité.

Elle fait référence :

  • à la documentation des contrôles de l’entreprise,
  • au suivi des transactions (factures, paiement),
  • aux éléments de justification de celles-ci (bons de commande, bons de livraison, bons de transport…),
  • aux workflows d’approbation,
  • aux contrôles comptables ;
  • aux contrôles informatiques d’intégrité, d’exhaustivité et d’exactitude.

Dans ces conditions, et pour cette fois on peut sans doute estimer que le législateur est en phase avec la qualité des processus et de la gestion des entreprises. La nécessité d’une piste d’audit est en indissociable des intérêts des entreprises en termes de qualité de la gestion et du contrôle interne.

Philippe Bailly17/06/2014
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