Analyse économique et ROI

L’objectif de cette contribution est de mettre en évidence les éléments les plus importants à retenir dans l’analyse économique d’un projet de gestion électronique des flux commerciaux.

Afin de ne pas complexifier par trop le propos, nous prendrons l’exemple de la dématérialisation des factures, mais la même approche s’applique aux bons de commande, bons de livraison et avis de paiement…

L’objectif n’est cependant pas d’entrer dans le détail des calculs financiers ou des modes de présentation (ROI, Payback…). Le principe commun à toutes les méthodes est qu’il convient de rapporter les gains résultant de la mise en place du système aux coûts engagés. Nous allons tenter d’illustrer l’application d’un tel calcul à la mise en place d’un système de facture électronique.

Les données financières peuvent être éclatées en « directes, indirectes ou induites » :

Gains ou économies Coûts
Eléments directs :

  • Frais d’impression
  • Frais d’envoi
  • Coûts de stockage et archivage papier
Eléments directs :

  • Equipements informatique
  • Télécommunication
  • Rémunération de prestataires externes
  • Assistance maitrise d’ouvrage
  • Assistance maitrise d’œuvre
Eléments indirects :

  • Frais de personnel
Eléments indirects :

  • Gestion du changement
Eléments induits :

  • Gains commerciaux
  • Accélération de la production des comptes
  • Fiabilisation de l’information comptable
  • Gestion du BFR
Eléments induits :

  • Communication avec les tiers

Les éléments directs sont généralement facilement quantifiables par référence à des tarifs ou des factures de prestations.

Les éléments indirects nécessitent une analyse plus poussée. En particulier, la mise en place d’un système de gestion électronique des factures sortantes et entrantes génère des gains de productivité pouvant entrainer des ajustements des effectifs. Afin d’en chiffrer l’impact il convient d’être attentif au détail des tâches réalisées par chacun, le traitement des factures ne représentant pas nécessairement la totalité des tâches d’un comptable, notamment dans les petites et moyennes entreprises. Les gains possibles peuvent être constitués par une réduction des frais de personnel ou par la réaffectation des salariés à une tâche générant des économies. Classiquement, un comptable client pourra être réaffecté à une amélioration du recouvrement des créances et donc de la trésorerie.

Ceci étant, ce type de gain indirect doit donc être évalué avec rigueur et prudence.

C’est également le cas pour l’appréciation des éléments induits. Ceux-ci relèvent d’ailleurs plus souvent d’un élément d’approche stratégique que d’un chiffrage « comptable ». Par exemple :

  • les principaux clients de l’entreprise exigent la transmission d’une facture électronique (ce sera le cas du secteur public à partir de 2016). Dans ce cas l’analyse économique détaillée sera au second plan d’une exigence de survie.
  • l’appartenance à un groupe impose une réduction drastique des délais de production des comptes. Dans ce cas, une analyse des coûts devra être mise en rapport avec l’intérêt du groupe en matière de communication financière.
  • la mise en place d’un système de facturation électronique peut permettre de réduire le besoin en fonds de roulement (réduction des délais d’encaissement des créances clients) ou d’améliorer la capacité de son financement (Dailly, factoring, reverse factoring). Leur impact peut être évalué en revoyant avec rigueur et prudence les prévisions de trésorerie en conséquence.

En conclusion, cette analyse économique nécessite des approches professionnelles et exige des intervenants une vraie compétence métier.

Philippe Bailly17/09/2014
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